Der Bundesverband Deutscher Stiftungen vertritt die Interessen der deutschen Stiftungen gegenüber Politik und Gesellschaft. Mit über 4.800 Mitgliedern ist er der größte und älteste Stiftungsverband in Europa. Über Stiftungsverwaltungen sind ihm rund 9.800 Stiftungen mitgliedschaftlich verbunden. Jedes Jahr engagieren sich Stiftungen in Deutschland mit mindestens 5,4 Milliarden Euro für das Gemeinwohl. Der Bundesverband setzt sich für optimale Rahmenbedingungen für das Stiften und für das Wirken von Stiftungen ein und unterstützt seine Mitglieder sowie Stifterinnen und Stifter insbesondere durch Beratung und Vernetzung in ihrer Arbeit.
Wir suchen für unsere Geschäftsstelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine/n
Assistent/in (m/w/d) der Generalsekretärin
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Entfristung wird angestrebt.
Als Assistent/in im Leitungsbüro arbeiten Sie der Generalsekretärin des Bundesverbandes Deutscher Stiftungen in enger Abstimmung mit dem Persönlichen Referenten direkt zu. Hier engagieren Sie sich in verantwortungsvoller Position für alle organisatorischen und administrativen Belange und eine reibungslose Kommunikation des Leitungsbüros nach innen und außen. Sie unterstützen die Generalsekretärin zudem bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben gegenüber den Gremien
Diese Aufgaben erwarten Sie:
• Unterstützung der Generalsekretärin und der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, insbesondere bei der Terminorganisation und -koordination
• Überwachung und Koordination der Abläufe im Office-Management des Leitungsbüros sowie im Zusammenwirken von Generalsekretärin, Fachabteilungen und Gremien
• Erstellung von Präsentationen, Recherchen und Vorbereitungsunterlagen für Termine und Gremiensitzungen
• Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen einschließlich des Einladungsmanagements sowie Empfang und Betreuung von Gästen
• Korrektur und Prüfung von Korrespondenzen, Schreiben, Dokumenten und Publikationen
• Koordination und Kommunikation mit Dienstleistenden des Bundesverbandes
• Datenbank- und Netzwerkpflege sowie Überwachung und Aktualisierung der Dokumentations- und Ablagesysteme
Ihr Profil:
Sie sind eine kommunikationsstrake und belastbare Persönlichkeit, die bereits Erfahrungen in Assistenztätigkeiten sammeln konnte. Koordination und Organisation zählen genauso zu Ihren Stärken wie der Kontakt mit Gästen und Gremien.
Im Detail wünschen wir uns:
• Entsprechende abgeschlossene Berufsausbildung (z.B. als Bürokaufmann/-frau oder Europasekretär/in), gern auch abgeschlossenes Bachelorstudium
• Nachgewiesene mehrjährige Erfahrungen in vergleichbarer beruflicher Tätigkeit
• Außerordentlich gute Kommunikationsfähigkeiten und hohe Teamfähigkeit
• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie freundliches, verbindliches und souveränes Auftreten
• Schnelle Auffassungsgabe, Durchsetzungsvermögen und effiziente Arbeitsweise
• Belastbarkeit und Souveränität im Umgang mit einem dynamischen und vielfältigen Tagesgeschäft
• Affinität zum Stiftungs- bzw. Dritten Sektor
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten Ihnen:
• Ein motiviertes, kompetentes und aufgeschlossenes Team
• Ein attraktives Arbeitsumfeld im Zentrum Berlins
• 30 Tage Jahresurlaub
• Flexible Gleitzeitregelung und Möglichkeit sowie Ausstattung zu regelmäßigem HomeOffice an zwei Tagen in der Woche
• Regelmäßige Teamevents der Geschäftsstelle
• Tätigkeit in einem gemeinnützigen Verband mit zukunftsorientierten, gesellschaftspolitisch bedeutenden Zielen
Der Bundesverband Deutscher Stiftungen gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung vorrangig berücksichtigt (§ 2 SGB IX).
Bitte bewerben Sie sich bis zum 10.04.2023. Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Ihrer Gehaltsvorstellung und dem frühestmöglichen Eintrittstermin fassen Sie dazu in einer PDF-Datei (max. 10 MB) zusammen und benennen diese folgendermaßen:
KP_3398_Ihr Nachname_Bewerbung
Wir behalten uns vor, gegebenenfalls bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist Einladungen zu Vorstellungsgesprächen auszusprechen.
Senden Sie dann die Datei elektronisch an die von uns beauftragte Personalberatung KULTUREXPERTEN Dr. Scheytt GmbH unter
bewerbung@kulturpersonal.de.
Durch die Abgabe Ihrer Bewerbung willigen Sie darin ein, dass wir Ihre personen-bezogenen Daten in den Systemen des Bundesverbands Deutscher Stiftungen und von KULTUREXPERTEN für dieses Bewerbungsverfahren speichern und verarbeiten. Ein Widerruf dieser Einwilligung ist jederzeit möglich.
Bei Rückfragen steht Ihnen Annelen Muschner unter der angegebenen E-Mail-Adresse oder der Telefonnummer +49 201 248 82 363 zur Verfügung.
